Để giúp các Sở GDĐT tổ chức thành công kì thi cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, BTC cấp toàn quốc lưu ý các Sở một số vấn đề sau:

1. Thời gian thi: Thứ Bảy, ngày 20/8/2011

Các Sở GD-ĐT thực  hiện nghiêm túc thời điểm thi cho từng khối, ngoài các thời gian quy định sẽ không thể thi được.

Thời gian và ca thi cụ thể với các khối lớp như sau:

- Ca 1: Từ 8h00 đến 9h30: Khối 5

- Ca 2: từ 10h00 đến 11h30: Khối 9

- Ca 3: từ 13h30 đến 15h00: Các khối lớp 1; 4; 6

- Ca 4: từ 15h30 đến 17h00: Các khối lớp 2; 3; 7; 8

2. Số lượng học sinh trong mỗi đội tuyển:

- Căn cứ vào điều kiện cụ thể Sở GDĐT quyết định số lượng HS của từng khối tham dự kì thi cấp tỉnh/ thành phố. 

Lưu ý thêm: Hệ thống sẽ xét cho tất cả các thí sinh đã thi vượt qua vòng 17 (của lần thi trước) đều có thể thi vòng 17 của lần thi này.

- Các Sở GDĐT gửi báo cáo số lượng HS thi cấp tỉnh/ thành phố  của từng  khối lớp tham gia dự thi  bằng file mềm (không yêu cầu bản cứng và danh sách chi tiết) vào hòm thư  của BTC: violympic@moet.edu.vn chậm nhất 16h00 ngày 19/08/2011.

(Xem thêm mẫu lập danh sách dự thi trong file word đính kèm cuối bản tin).

3. Mã số thi :

- Chỉ các mã được tạo bắt đầu từ ngày 12/08/2011 trở đi mới có hiệu lực. Các mã được tạo trước ngày 12/08/2011 sẽ không thể sử dụng.

- Mỗi khối thi tạo 1 mã cho toàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

- Ngoài mã thi chính thức cần có mã dự phòng đề phòng trường hợp mã thi chính thức không thi được.

- Nếu tổ chức tại nhiều cụm thi thì toàn bộ mã số phải được niêm phong để chuyển tới tất cả các cụm thi và ngoài phong bì niêm phong phải ghi rõ : Mã dùng cho khối lớp nào và thời điểm mở phong bì niêm phong (trước giờ thi 15 phút).

- Ngay sau khi kết thúc đợt thi của khối nào, cán bộ tạo mã phải thực hiện khóa mã của khối đó.

- Cán bộ tạo mã chịu trách nhiệm về vấn đề bảo mật mã.

(Xem thêm các Hướng dẫn liên quan đến quản lí mã thi trong file word đính kèm cuối bản tin)

4. Số lần thi và xử lí sự cố:

- Học sinh chỉ được thi một lần (không được thi lại nếu không gặp sự cố).  Khi học sinh hoàn thành cả ba bài thi hệ thống sẽ lưu điểm kể cả 0 điểm, không yêu cầu phải đạt đủ 75% tổng số điểm vòng thi như các vòng tự do.

- Trong trường hợp có sự cố: mất điện hay lỗi đường truyền, lỗi kĩ thuật …. HS cần báo ngay tới giám  thị để giám thị lập biên bản cho thi lại.

- Trường hợp HS tự ý thoát ra, thi lại, không có xác nhận của giám thị coi như phạm quy.

- Kết quả thi của HS là hợp lệ nếu số biên bản bằng số lần thi trừ 1).

- Nếu sự cố xảy ra khi quá 30 phút sau khi bắt đầu thời gian thi chính thức thì điện về số máy của BTC cấp toàn quốc để được hướng dẫn tổ chức thi lại.

- Các trường hợp xử lí sự cố, giám thị  phải có biên bản cụ thể đính kèm hồ sơ coi thi.

(Tham khảo mẫu biên bản xử lí sự cố trong file word đính kèm cuối bản tin)

5. Cho phép học sinh được mang vào phòng thi những gì?

+Giấy nháp chưa viết, bút chì, com pa, thước kẻ, bút mực, bút bi.

+ Máy tính cầm tay không có bộ nhớ văn bản.

6. Cách thức tổ chức:  

Sở GD-ĐT có thể lựa chọn:

- Thi tập trung tại nhiều điểm thi gần nhau.

- Các phòng GD-ĐT tổ chức thi ngay tại địa phương mình và BTC cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương cử cán bộ giám sát chéo.

7) Tiến hành một đợt thi

- Trước giờ thi 15 phút : cho học sinh vào phòng thi làm thủ tục Đăng nhập.

- Hội đồng thi giao mã số thi cho giám thị mang về các phòng thi.

- Trước giờ thi 5 phút : Giám thị ghi mã số thi lên bảng để thí sinh nhìn rõ mã số thi nhập vào ô mã số thi để có thể bắt đầu thi.

- Học sinh làm xong bài phải báo giám thị xem kết quả trên màn hình, ghi vào biên bản và học sinh ký tên xác nhận. Biên bản thi (danh sách phòng thi) cần đủ các cột : số thứ tự, họ và tên học sinh, ngày tháng năm sinh, số ID, điểm thi, thời gian làm bài, chữ ký học sinh. Dưới biên bản thi phải có ít nhất chữ ký của 2 giám thị và lãnh đạo BTC cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

- Hết giờ thi, giám thị nộp biên bản về BTC thi.

8. Xếp hạng học sinh theo từng khối lớp

- Theo Thể lệ sẽ sắp thứ hạng học sinh theo chỉ số thứ nhất là điểm thi. Trong trường hợp các học sinh bằng điểm nhau mới xét đến chỉ số thứ hai là thời gian làm bài.

(Cả hai chỉ số này đều được hệ thống công nghệ xét tự động, BTC cấp tỉnh/ thành phố dựa  vào thống kê  trên Website để lưu lại trên bản cứng).

- Xét giải:  Cơ cấu xét giải, điểm xét giải do BTC cấp tỉnh/ thành phố quy định.

9. Hồ sơ đội tuyển lớp 5, lớp 9 dự thi cấp toàn quốc

- Ngay sau kỳ thi, BTC cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương ra Quyết định thành lập đội tuyển dự thi cấp toàn quốc và gửi dánh sách đội tuyển về BTC cấp toàn quốc chậm nhất 16h00 ngày 25/08/2011.

10. Lịch thi cấp toàn quốc :

Thứ Bảy ngày 27/08/2011.

Tải file hướng dẫn chi tiết quản lí mã, công văn, biên bản, danh sách tham khảo tại đường dẫn sau:

Gợi ý tổ chức, công văn, mẫu danh sách, biên bản